システム管理の属人化を解消し、拠点間で異なっていた業務フローの統一を実現

システム管理の属人化を解消し、拠点間で異なっていた業務フローの統一を実現

設立 1946年3月(創業 1909年)
代表取締役社長 西田 吉宏
資本金等 3億6000万円
社員数 75名(2019年11月現在)
本社所在地 京都府福知山市字天田小字犬丸131-1
Webサイト http://nishidakougyou.co.jp

西田工業株式会社

西田工業様シェアオフィス

▲大阪本店が入っている西田工業様所有ビルのシェアオフィス

1909年創業。創業当初は西田組として主に国鉄の工事に従事していたが、1946年に法人組織に変更。企業理念に“心すなおに〜全ての人のため 地域のため 未来のために〜”を掲げ、関西を拠点としてオフィスや工場、マンションや福祉施設などの建築や河川・橋脚などの土木工事、学校や病院のリニューアル工事など多彩な実績を持つ総合建設会社である。

あえて特定の分野に特化せず、時代やニーズの移り変わりに応じて「何にでも対応する」姿勢を大切にしてきた西田工業株式会社(以下、西田工業)。最近では、大阪本店が入った所有ビルにシェアオフィス、撮影スタジオとキッチンを備えた「コミュニティ型Co-Creating&Co-Workingスペース」を開設するなど、中津駅周辺(大阪市北区)のまちづくりにも注力している。

コミュニティ型Co-Creating&Co-Workingスペース

▲撮影スタジオとキッチンを備えた「コミュニティ型Co-Creating&Co-Workingスペース」

西田工業は、2005年まで基幹システムを自社で構築・運用していましたが、システム管理業務が属人化している状況に危機感を抱き、建設工事業界向けERPへの移行を決断。同業他社の声も参考に、内田洋行ITソリューションズ(以下、ITS) の建設・工事業ERPシステム「PROCES.S」を導入しました。

「PROCES.S」導入によって、業務効率化や拠点ごとに異なっていた業務フローの統一を実現。また、2019年からはバージョンアップに伴いクラウド型パッケージに移行したことで、システム管理者の負荷軽減などのメリットも実感されています。

システム導入の課題と効果

 導入前の課題 
  • システム運用が属人化していることに対する危機感
  • 業界標準ではない作業の洗い出しと見直しの必要性
 導入後の効果 

  • 経理担当者、工事原価管理担当者の作業効率化
  • 拠点ごとに異なっていた業務の統一
  • 2019年からのクラウド型ERPパッケージ導入によりITSサポートの向上と運用負荷をさらに削減

導入の背景

システム管理の属人化に危機感を抱き、ERPパッケージ導入を検討

―― 以前の業務システムにはどのような課題がありましたか?

西田社長

△代表取締役社長
西田 吉宏 氏

当社はPROCES.S導入前、基幹システムを自社で構築・運用していました。経理担当者などから寄せられた要望や意見に細やかに対応したシステムで、当社の運用に特化しており、正直なところ日常業務の中で不便を感じることはありませんでした。

ただ、システムの仕様をすべて把握しているのはシステム責任者ただ一人のみ。バージョンアップへの対応や社内からの問い合わせへの対応も含めて、「その社員がいなければ対応できない」状況でした。そうしたシステム管理が属人化している状況に、企業として危機感を抱き、解消せねばと感じていました。

また、市販のパッケージを導入検討することで、業界のスタンダードと当社のスタンダードの間にどういった乖離があるのかを確認できるのではないか、これを機に社内業務を洗い出して無駄な業務をなくしたり、シンプルなフローに変えたりできるのではないかといった期待も持っていたのです。そうしてパッケージを検討し始めたのが2003年ごろでした。

導入のポイント

決め手は、同業者が利用している安心感と業界理解の深い担当者への信頼感

―― システム導入の決め手や、導入前後で印象に残っているエピソードを教えてください。

建設工事業に特化したシステムを導入するにあたって、同業界の企業がどのようなシステムを利用しているのかを知ることは検討に役立つと思い、周りの経営者にヒアリングを行いました。その中で、当社と同規模のとある企業が利用していたのがPROCES.Sだったのです。経理部長にお会いしてお話を伺ったところ、「何一つ問題なくスムーズに稼働している」と教えていただいて、PROCES.Sへの信頼が増しました。最終的には2社に絞ったのち、当社の業務に最適なシステム環境を構築できるのはPROCES.Sだと思い、導入を決めました。

同業者からの評判の良さと同じくらいに導入の決め手となったのは、担当者への信頼感です。ITSの担当営業は建設業の知見が豊富で、現場の実務への業務理解も深く、こちらの悩みをお話しするとすぐに整理して解決案を提示してくれたからです。

長島 茂樹 氏

△工事管理部長
長島 茂樹 氏

導入が決まってからも、ITSにはいろいろとサポートをしてもらいました。印象に残っているのは、これまで別々のカスタマイズで対応していた福知山にある本社と大阪本店の業務フローにおける違いを統一する作業です。本社は土木工事、本店は建築が主体であることもあり、「この帳票は要・不要」などのルールが微妙に異なります。それら一つひとつをすり合わせていく必要があり、かなり苦労しました。しかし、ITSの担当営業とSEが月3回ほど本社と大阪に足を運んでくれて密に打ち合わせを行うことができ、両者の意見を取りまとめながら主導してくれたので非常に助かりました。また、まとめてくださった仕様書の案に目を通して不明点が出てきた際は、いつ連絡しても担当SEが親切に回答してくれたことも印象に残っています。1年ほどの準備期間を経て、2005年の11月からPROCES.Sの本稼働が開始しました。

導入の効果と今後の展開

経理作業の効率化、社内の業務見直し・拠点間の業務統一を実現

―― PROCES.Sの導入後、どのような変化がありましたか?

PROCES.Sの導入により、課題であったシステム管理の属人化が解消されたことは言うまでもありませんが、他にも大きく3つの変化がありました。

第1は、経理担当者の作業の効率化です。これまでは支払業務において、協力業者から届く請求書を確認し、一部を送り返すという作業が発生していました。しかし、PROCES.Sでは支払案内書が簡単に発行できるため、支払案内書を協力業者に送り、その内容に基づいて支払業務を行うというフローにしたのです。それで経理の負担を軽減できました。 また、コピー&ペーストで容易にデータを抽出できるのでイレギュラーな帳票作成に効果を発揮しました。他に、検索機能も使いやすいため過去の伝票を探す際に要する時間の短縮も実現できています。

第2に、業務の見直しと拠点間での業務フローの統一です。業界に特化したパッケージを導入したことで、当社独自の運用を業界のスタンダードに近付けることができました。また、請求書の書き方一つから原価管理表の作成過程まで、本社と大阪で異なっていたプロセスの大部分を統一できるようになったことも良かった点です。

第3は、2019年のバージョンアップでPROCES.Sがクラウド型に移行したことによって、システム管理者の運用負荷がさらに減り、より安心・安全に高機能なシステムを利用できるようになったことです。バージョンアップによって機能もさらに充実したため、現場別の発注数や協力業者別の発注率を確認する業務など、前回はカスタマイズが必要だったことが標準機能でできるようになり、こちらが細かく要望する帳表を自らカスタマイズする事ができ、大変便利に使用しております。同業界の企業が多く利用しているPROCES.Sだからこそ、各社の要望を取り入れながらバージョンアップのたびにより良いシステムに進化して、使いやすさが増しているので頼もしいです。

地域コミュニティを目指したイベントスペース

▲地域コミュニティを目指したイベントスペース

現在は、工事原価管理担当者が原価管理表や工事台帳を紙で現場のメンバーに配布し、追加で「こんなデータを見たい」と要望された場合には個別対応をしています。この業務に関して今後は、権限を分けつつも現場のメンバーにPROCES.Sのアカウントを渡して、彼らが自由に見たいデータを閲覧できる状態を作り、原価管理の省力化と紙の削減に繋げようと取り組んでいる最中です。

今回のPROCES.S導入プロジェクトにおいて、ITSの担当者には導入前そして昨年のクラウド版への移行時に親身になって適切なアドバイスをくださり、非常に助かりました。今後も、建設工事業のパートナーとして伴走していただくことを期待しています。

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