決算にかかる負担を大幅削減 データ活用が容易になり、経営判断もしやすく

日本体育施設株式会社様

事業内容 各種競技場、学校校庭、公園・歩道、インドア施設等の施工管理等
各種競技場、学校校庭、公園等の芝生管理・維持管理
設立 1971年5月
資本金 4,350万円
社員数 118名
所在地 東京都中野区東中野3-20-10
Webサイト https://www.ntssports.co.jp/
導入システム 建設工事業ERPシステム PROCES.S

サッカー場や陸上競技場、学校のグラウンドなど、屋外スポーツ施設の工事を専門に手掛ける。1971年に設立し、2021年に50周年を迎えた。天然芝の管理技術は業界随一と言われるほか、夏場の気温上昇抑制のために足元から霧を噴霧するシステムを開発するなど、新しい技術を積極的に取り入れている。東京の本社のほか、日本全国に14カ所の支店や営業所を持つ。

大規模なスポーツイベントが行われる会場を数多く手掛けており、国民体育大会(国体)の会場の会場整備も毎年継続的に担う。近年では2019年開催のラグビーワールドカップ(大分県会場)のほか、2021年の東京大会の会場の施工を手掛けた。

(左)福島県営あづま球場(日本体育施設株式会社がグラウンド部分の施工を担当)
(中央)相模原スポーツ・レクリエーションパーク(日本体育施設株式会社JVが施工を担当)
(右)屋島レグザムフィールド(日本体育施設はフィールド部分の施工を担当)

オフィスコンピュータ(オフコン)を使って会計業務を行っていた日本体育施設株式会社は、時代の流れもあってPCを使った新たな業務システムの導入を検討しました。さまざまな企業が提供しているシステムを比較したうえで、建設業界への理解があること、クラウドを活用してどこからでもアクセス可能になることが決め手となり、内田洋行ITソリューションズ(以下、ITS)の建設・工事業ERPシステム「PROCES.S」の導入に至りました。その結果、決算にかかる時間の短縮や、データの正確性の担保が実現しています。

システム導入の課題と効果

<導入前の課題>

  • 決算処理に時間がかかり、ミスも多発
  • 専用コンピュータ以外での作業が不可能
  • 月末に大量の書類を全国の支店などに送付
  • 消費税対応に多くの時間をかけていた

<導入後の効果>

  • 決算処理の時間が短縮され、データの信頼度もアップ
  • クラウド化で、いつでもどこでもシステムへアクセス可能に
  • 必要な情報をすぐ閲覧できるため、迅速な経営判断にも貢献

導入の背景

オフコンが時代とともに退潮していくことを見越し、新システムを検討

業務システムの導入を検討し始めた経緯をお聞かせください。

もともとはオフコンを使って会計の業務を行っていました。ただ、時代と共にそこで使われている言語は古くなり、その言語を使える人も少なくなっていく中で、いずれはPCを使った会計システムに切り替えなければならないという思いがあったんです。そして2012年ごろ、新しいシステム導入の検討を始めました。

業務システムの導入にあたり、解決したい課題はありましたか。

決算のために、何日もかけて経理処理を行っていたことです。オフコンは「税込」で処理する必要がありましたが、決算の時には消費税と本体を分けなくてはならず、数字が合わないことが何度もありました。税理士の先生も含めて数字合わせに奔走したこともあり、そういった大変さが改善されればという期待がありました。

また、オフコンは専用のコンピュータでしか情報を見ることができません。毎月、月末に専用プリンタから情報をストックフォームに印刷し、支店に送ったり、関係者に配ったりする必要もありました。

当社の取り扱う工事案件は、数千円から数億円規模のものまで大小さまざまで、年間1,000件ほどにのぼります。数が多く、内容も多岐に渡るので、システムの構造はシンプルにしたいという思いもありましたね。

導入のポイント

全国に拠点を持つ建設会社として、クラウドの業務システムを選択

システムの導入を検討した際、とくにどのような点を重視されましたか。

一番はやはり、建設業界に対する理解度や、当社業務とのマッチングです。会計システムということになれば、工事進行基準など、建設業界特有のルールに適したものである必要があります。そういった部分に踏み込んで検討を進めると、そこに強い会社とそうでもない会社との差が見えてきました。

データをクラウドに置く仕組みであるかどうかも重要でした。当社は拠点が全国にあるので、どこからでもデータにアクセスして作業できることが必要です。現場も日本全国にあるので、現地から直接アクセスできなければ、わざわざ拠点に戻ってきて書類を打ち出さなければなりません。

では、PROCES.Sの導入を決めたのは、建設業界に適したシステムであることと、クラウドを活用した仕組みだったことが大きかったのでしょうか。

そうですね。2012年ごろから検討を始めて、1年半ほどかけていろいろな会社のシステムを比較したうえで、最終的にPROCES.Sに決めました。

導入から稼働までの期間はどれくらいでしたか。また、その間にITSに要望として相談したことはありましたか。

導入を決めたのは2014年2月で、その年の10月に稼働を開始しました。要望としては、オフコンのときには一般の工事と管理業務を分けることができませんでしたが、それをきちんと分けて管理したいというテーマが一つありました。それから、会計と原価管理を正しく行えるように、ルールの整備なども支援してもらいました。

全体としては、会計や予算、営業案件の整理など、項目ごとに要望書を出しながら、どこまでがカスタマイズの範囲でできるのかということをすり合わせていきました。ある程度中身が決まってからは、一つひとつの項目をさらに掘り下げ、たとえば営業案件に関することであれば担当者を呼んできて要望を聞き出し、対応の可否を検討するといった形を繰り返して進めていきましたね。

(左)管理統括本部 総務グループ 総務チーム チームリーダー 斉藤 秀和 氏
(中央)常務取締役 管理統括本部 本部長 田中 孝二氏
(右)管理統括本部 総務グループ 経理チーム チームリーダー 神戸 英紀氏

導入の効果と今後の展開

決算にかかる時間が大幅に短縮。余裕をもって申告できるように

実際にPROCES.Sを稼働させてから、どのような効果がありましたか。

やはり、誰もがいつでも、どこからでもデータにアクセスできる点は大きいですね。オフコンのときは事務処理をすべて本社で、オフコンの前に座った事務員が付きっきりで行っていましたが、今は各拠点で処理ができるため、業務を分散できるようになりました。全国の拠点から事務員を集めてPROCES.Sの説明会を行ったときは、「あれはできますか」「これはどうですか」と多くの質問が寄せられ、新システムへの期待を感じました。

現場の担当者が直接データを確認できるので、間違っているところや修正が必要なところがあれば、日常的に更新していけるようにもなりましたね。以前は決算のときに修正が多く発生していて、締め切り日直前に税務署への申告を行うような状態でした。PROCES.Sに変わってからは、基本的に修正を行わずに進められるようになり、半月ほどの余裕を持って申告できるようになりました。決算は、正確性もスピードも上がったという感覚ですね。

PROCES.S上で帳票も統一したので、税務調査があったときの対応も早くなると思います。帳簿を準備するスピードも上がっていますし、信頼性のあるデータを出せるという安心感があります。

オフコンには1年分のデータしか保管できないので、毎年あらゆるデータを紙に印刷してファイルに綴じ込んでおかなければならず、もし出力に漏れがあったら大変なことになるというプレッシャーがありました。今は、ペーパーレス時代でもあり、見たいデータがあればクラウドにアクセスすればよくなりましたし、紙に印刷して保存するものも最小限になりました。

データをエクスポートできるようになったことも大きいですね。以前ならいったん紙に印刷して、その数字を見ながらExcelなどに転記する必要がありました。おかげで、データの加工や活用が簡単になりました。

必要なデータをパッと出して、月末定例の役員会に持ち込むことができるようになったのも、とても助かっています。「1年前はどうだったのか」など、知りたい情報をすぐに取り出せるので、次の経営アクションの判断もしやすくなったのではないでしょうか。

今後、PROCES.Sをどのように活用していきたいですか。

PROCES.Sの持っている能力をまだまだ使いきれていないので、もっと活用できるようにしていきたいですね。とくに、各案件で予算をどれだけ使っているかを見える化する機能を付けたのですが、現場でなかなかうまく使ってもらえないのが課題です。
また、今は別々のシステムで運用している勤怠管理や給与管理も、将来的にはPROCES.Sに一元化、あるいは連携させる可能性を考えているところです。

※掲載内容は取材時点のものです。

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