複数あったシステムを一本化。ムダな作業が激減し、業務がぐっとスピーディーに

埼和興産"

埼和興産株式会社

事業内容 総合建設業
設立 1975年10月22日
資本金 5,000万円
社員数 83名
所在地 埼玉県川口市末広3丁目14番10号
Webサイト https://www.saiwa.co.jp/
導入システム 建設工事業ERPシステム PROCES.S
埼和興産 本社外観A4

埼和興産株式会社社屋

1975年創業。「地域密着」をモットーとして、本社が位置する埼玉県川口市を中心に、公共工事やマンション、工場、倉庫などの幅広い建築を手掛ける。高性能賃貸用マンション「ブレインマンション」は、鉄筋コンクリート造で遮音性が高く、独自の断熱シェルター構造により、夏は涼しく冬は暖かいと人気。公共工事においても、埼玉県川口市の市営火葬場「川口市めぐりの森」や「イイナパーク川口(赤山歴史自然公園)」の歴史自然資料館など、豊富な実績がある。

事業を承継した北濵雄嗣社長が目指すのは、従来の建設会社のイメージにとらわれない企業。SNSを盛んに活用し、会社で運営しているブログは社員が当番制で毎日更新。社内の様子がよく分かると取引先にも好評で、そこから受注に結び付いたこともある。

領家公民館・領家保育園改築工事(川口市)
※川口市発注の大型公共施設

川口市火葬施設(川口市)
※東亜建設工業様とのJVで施工

地域物産館(川口市)
※伊東豊雄設計の単独受注物件

業務ごとに異なるシステムを使用していた埼和興産株式会社(以下、埼和興産)は、データの入力や共有に多くの手間がかかっていたことなどに課題を感じ、新たな業務システムの導入を検討。全社利用可能なトータルシステムでデータも一元化できること、柔軟なカスタマイズが可能であることから、内田洋行ITソリューションズ(以下、ITS)の建設・工事業ERPシステム「PROCES.S」の導入を決めました。その成果として、余計な業務や紙の量、経理の作業時間の削減などが実現しました。

飯塚1丁目ブレイン(川口市)
※9階建てのブレインマンション

システム導入の課題と効果

<導入前の課題>

  • 業務ごとに異なるシステムを使用し、二重、三重の業務が発生
  • 決裁は書類を本社へ持参しなければならず、承認の可否を電話で確認することも
  • 書類はキャビネットに保管。過去の資料の参照・コピーは1日がかり

<導入後の効果>

  • システムが一体化し、重複していた業務が削減
  • 決裁処理がシステム上で可能になり、紙承認による移動コストが削減。承認結果もタイムリーに通知
  • コロナ禍によるテレワークにもスムーズに移行
  • 経理の1ヶ月分の作業時間は約1日分削減

導入の背景

業務ごとにシステムが分かれ、余計な手間と時間がかかっていた

業務システムを新しく導入しようと思った背景を教えてください。

定時支払い、注文書の発行、財務会計、原価管理と、いろいろな業務を別々のシステムで行っていたため、すべて一体になったシステムにしたかったというのが大きな理由です。それによって、同じデータをそれぞれのシステムに入力したり、CSVファイルを使って別のシステムにデータを移したりと、二重、三重になっていた業務を削減し、効率化したいと考えました。

別々のシステムを使っていたとき、どのような問題が起こっていましたか。

たとえば、会計に関する金額は各部署が独自に管理していたので、決算時に食い違いが出ることも少なくありませんでした。そのたびに修正をかける手間がかかっていました。

また、多くの書類は紙ベースで管理していたので、事業年度が終わるころには毎年キャビネットが1つ埋まるほどでした。注文書なども現場の社員が本社に持参し、複数人の決裁者へ回していました。急を要する発注も多いのですが、紙なので承認が下りたのかを現場社員がリアルタイムで把握することはできません。「承認下りた?」と確認の電話を受けることもしばしばでした。

過去に手掛けた物件の注文書を参照したい場合も、そのつど書庫や倉庫から探し出さなければなりません。それを1枚1枚コピーする作業も含め、丸1日かかってしまうこともありました。

導入のポイント

PROCES.Sは「理想通りの一体型」 クラウド化への思いも決め手に

新システムを選定する際に重視したポイントと、最終的に「PROCES.S」を選んだ決め手を教えてください。

やはり全社利用可能な一体型のシステムであることですね。2016年頃から検討を始め、2年ほどいろいろな会社から話を聞きましたが、一つのシステムと言いながら、実際には2~3個のシステムで構成されていて、CSVファイルによるデータ移行の手間が発生するものがほとんどでした。その点PROCES.Sは、理想通りの一体型。システムをクラウド化したいという思いもあり、それが実現できることも決め手となりました。

また、最後まで比較検討していたもう1社はカスタマイズができず、業務をシステムに合わせるしかありませんでしたが、PROCES.Sは柔軟なカスタマイズができるのも魅力でした。

PROCES.Sの導入を決めてから運用を開始するまでの流れを教えてください。

導入を決めたのは2018年11月頃でした。そこからカスタマイズの内容を検討して開発をお願いし、導入を完了したのが2019年12月。導入プロジェクトには社内の各部署や現場の社員にも参加してもらい、要望をしっかり吸い上げられるような体制を整えました。

PROCES.Sの導入にあたり、ITSに相談して実現したことはありますか。

大きなものは、注文に関する機能のカスタマイズです。あらかじめ予算を入力しておいて、発注時に予算からその代金を引き、残りの予算はいくらかが分かるようにしました。また、ワークフローの通知機能も付加してもらいました。社員にはメールチェックが習慣づいているので、承認依頼や完了のお知らせをメールで通知できるようにしたのです。

埼和興産ご担当者様

(左)管理部原価管理課課長 小澤 靖夫 様
(右)管理部経理課 係長 伊藤 恭子 様

導入の効果と今後の展開

経費節減効果は約2,500万円 PROCES.S活用で業務のムダを削減

PROCES.Sの運用を開始して約2年が経ちますが、導入後の成果はいかがでしょうか。

導入時の試算額にはなりますが、PROCES.Sは約2,500万円の経費節減効果をもたらしてくれました。

従来のシステムから一気に切り替えたので、運用開始直後の1か月ほどは社内から問い合わせが集中したり、想定外のトラブルが起こったりしました。でも、ITSに連絡するとすぐにレスポンスがあって、しっかり対応してもらえたので、本当に助かりました。担当のSEさんには身体を空けていただいていたのだと思いますが、アフターフォローもしっかりやってもらえるところがとても良いですね。

システムに少し慣れたタイミングでコロナ禍になり、テレワークが始まりました。このときテレワークにスムーズに移行できたのは、PROCES.Sがあったから。逆に言えば、これがなければテレワークはできなかったので、社内でも「導入していて良かったね」という話をしていました。

データの一元化が実現したため、システム間のデータ移行などムダな作業が一切なくなりました。また、PROCES.S上で注文書などの決裁処理を完結できるので、現場社員がわざわざ本社を訪れる必要がなくなりました。承認が下りたこともすぐに通知され、スムーズに発注できるようにもなりました。

経理に関しては、会計ソフトへの入力業務や他部署との金額の照合作業がなくなったことに加えて、以前は一件一件行っていた振り込み処理も自動に。支払案内書はインターネットFAXで一括送信できるようになったので、印刷して封入し、切手を貼るという作業もなくなりました。こうした作業に充てていた丸1日分くらいの時間が削減されたのではないでしょうか。

ITSの担当者には、どのような印象をお持ちですか。

営業やSEのどの方にお会いしても、建設業の会計の知識が豊富で驚きました。こちらが少し話せばすぐに意図をくんで的確に対応してくれるので、すごく頼りになりましたね。みなさん人柄が良く、話しやすいところも良かったです。

今後、PROCES.Sをどのように活用していきたいですか。

PROCES.Sの運用開始後、1年ほど経ったタイミングで給与モジュールを導入したのですが、今後はさらにJV管理や勤怠管理、経費精算といったモジュールの追加も検討したいと考えています。また、最近業務の流れが変わって手間が増えてしまっている部分があるので、PROCES.Sで効率化できないかと相談しているところです。今後も、PROCES.Sをどんどん業務に役立てていきたいと思っています。

※掲載内容は取材時点のものです。

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