「確認しなければいけない書類が会社に保管されているので、在宅勤務できない」
「今日までに書類にはんこをもらうため、出社しなければいけない」
「経費精算書類の提出が必要なので出社しなければいけない。」

新型コロナ感染症拡大に伴い、緊急事態宣言が発令された4月、出社を余儀なくされた理由の１つとして、日本特有の「紙文化・はんこ文化」が取り上げられました。
頻発する自然災害や予測不可能なパンデミックなど、今後もどのような事態が発生するかわからない中で、事業活動を継続するためにペーパーレス化は必要不可欠です。

国が推進するペーパーレス化の波

2020年10月に改正される電子帳簿法

2019年の末に発表された令和2年度税制改正のうち、ペーパーレス化に関連するのが電子帳簿法の改正です。電子帳簿法とは、国税関係帳簿書類を電子データとして保存することを認めた法律です。電子データには、PCで作成したデータと、紙の書類をスキャンして電子化したデータ、ほか書類によってはスマートフォンやデジタルカメラで撮影したデータも認められています。

2020年10月1日からの改正では、キャッシュレス決済の普及に伴い、電子取引の場合の記録に関する要件が緩和されます。具体的には、キャッシュレス決済利用時の紙領収書が不要に、またユーザーによるデータ改変ができないもの（クレジットカードの利用明細データ等）はタイムスタンプが不要になる等です。経理業務負担軽減が期待でき、ペーパーレス化も促進される内容です。

建設業がペーパーレス化すべき3つの理由

大量の紙資料の持ち運びが必要ない

建設･工事現場では図面や作業指示書、工程管理表など様々な資料を閲覧する必要があります。現場監督が複数の現場を掛け持ちしているような場合は、現場の数だけ資料を持ち運ぶことになるため大変です。ペーパーレス化をすることで、タブレット等の端末から図面を確認できるため、紙の資料を持ち運ぶ必要がありません。

必要なデータの最新版が確認可能

図面や資料の変更や不備があった場合には、訂正した資料が必要になります。紙の資料の場合、事務所まで取りに帰らないといけません。移動のための時間がかかることは勿論、万が一、現場作業が止まってしまうと大きな損失です。ペーパーレス化が実現できれば、最新のデータを現場ですぐに確認できるため、このような時間ロスが発生しません。

見たい資料をすぐに探すことが出来る

建設プロジェクトでは、膨大な資料が必要とされます。全て紙資料で管理すると、必要な情報を探すだけでも一苦労です。ペーパーレス化が実現できれば、コンピューターを使って検索が可能となり、すぐに必要な資料を確認できます。

ペーパーレス化を進める際のポイント

初期は紙とデジタルデータの併用

ペーパーレスを実現するにあたり、最初は紙とデジタルデータを併用します。いきなり完全にデジタルデータ化すると、現場は戸惑いますし、業務プロセスの大幅な変更により生産性が下がる可能性があります。多少の手間はありますが、最初のうちは紙とデジタルデータを両方使用し慣らすところから始めましょう。

タブレットの活用

タブレットは、ペーパーレスを気軽に実現するためのツールです。これまで紙に印刷していた資料は、タブレット端末で参照し、会議等から積極的に利用してみましょう。PDFファイルへの直接書き込み機能を利用すれば、紙の資料と同じようにメモを取ることも可能です。

建設・工事業向けペーパーレスソリューションのご紹介

紙資料がまだまだ健在である建設工事現場でこそ、ペーパーレス化することで様々なメリットを得られます。
すぐに確認したい情報があるのにどこに書類があるのかわからない、業務終了後わざわざ事務所へ戻り報告書類を作成しなければならず時間コストがかかる、といったお悩みをお持ちの方は是非ペーパーレス化をご検討ください。

「電子帳票システム i-Reporter」は、建設・工事業様への導入実績が豊富なタブレットシステムです。外出先で報告・記録業務が完結し、情報共有・承認・活用をセキュアに行うことが可能となります。使い慣れたExcel帳票をそのままiPadやWindowsタブレットで利用でき、図面や手順書なども閲覧することが可能です。