旧システムの全体像

　旧システムはスクラッチ開発によって自社の運用に合わせて構築したシステムです。
会計を中心とした仕組みで、不足する業務をアドオンや市販パッケージを連動する形で動かしていました。一部業務ではExcelや一太郎も使っていました。
スクラッチ開発なので使いやすいように見えている反面、二度手間なども多く、結果的にコストがかっているような状態でした。

当社が抱えていた課題

　2013年の消費税引き上げ決定を受けてシステムベンダーに消費税対応を相談したところ、改修サポートできないと告知を受け、急遽、次期システムを探さなければいけなくなりました。
当時はXPの終息間近でクライアントのOSの問題もあり、それに付随するシステムの問題も多くありました。
また建設業界では一定の規模以上の工事に必要となってきた工事進行基準の管理に未対応だったこともあって、システムを維持するのは無理な状態でした。

当社の取り組み

　システムへの取り組みと一緒に考えるべき事項にBCP対策がありました。
当社では危機管理基本マニュアルを制定しており、首都圏直下型地震への備えとして自社サーバーを極力少なくしたいという方針でした。
またITシステムの時流としても、クラウド化が主流へと変わる過渡期であり、BCP対策としてクラウド運用する方針が社内的に決まりました。

新システムに望むこと

　新システムに望むこととして、法改正に柔軟に対応でき、かつ長く使い続けていけるパッケージであることや当社の業務を網羅できるパッケージで、できるだけ旧システムと親和性が高いものであることを重視しました。
また法改正への対応や業務効率化に向けたシステム拡張など、柔軟な仕組みを望んでいました。

システム選定までの流れ

　まず10社ほどに情報を求めて、システム部門である程度絞り込みをしました。
旧システムの独特の管理を引き継いでほしいという社内の要望もありましたので、パッケージとしてわが社で使えるものかどうかで、内田洋行ITソリューションズを含む3社に絞り込みました。
その後、実務担当や役員を含めたプレゼンを実施し、最終的に内田洋行ITソリューションズの「PROCES.S」に決定しました。

導入時の留意事項

　導入時の留意事項としては、なるべくパッケージを標準で使いたいため、業務の見直しをしてでも極力カスタマイズしないことに留意しました。
プロジェクトは旧システムに関わった監査役以外は新メンバー中心とし、メンバーには今までのやり方に疑問を持つようにしてもらいました。
そしてパッケージにできることをしっかり理解することを心がけ、どうしたらパッケージをそのまま使えるのか考えてもらうことにしました。

導入時に苦労した点

　導入時に苦労した点としては、旧システムはマスター登録やデータ入力で何を入力するのか暗黙に分かるようなつくりでしたが、パッケージではシステムの動きやデータの関連性などをある程度は覚える必要がありました。
今までのやり方しか知らないメンバーだったため、内田洋行ITソリューションズにどのように発想を変えるのか、他社の導入事例などを聞き、当社としてはどうすべきかを考えながら進めていきました。

　さらに業務に必要なものとそうでないものの判断に苦労しました。業務の見直しをしてでも極力カスタマイズしない方針ですので、業務資料については細部にわたり確認して打ち合わせを重ねました。
対外的に影響を及ぼす部分以外は業務を見直す方向で、代用できる機能の帳票の見え方などを細かく確認しました。

システム入替前の課題に対する状況

　システムを導入するときには導入中に顕在化する課題があります。
システム導入開始時にはシステム化すべきか判断がつかない業務がありましたが、業務の効率化につながる要望はなるべく対応することとしました。
その中には固定資産管理、労災管理、子会社の管理があります。トータルシステムであったことで機能追加もスムーズに導入でき、導入中に顕在化した課題についても解決して進めることができました。

新システムの構成

　また当初掲げていた課題に対しても、法令対応や業法上の管理は標準機能やサポートの中でカバーしていただけることで解決することができました。マイナンバーもその1つです。

新旧システムの違いから見る導入効果

　新旧システムの違いから見る導入効果として、1つ目は、システムの思想・コンセプトとして、旧システムは財務会計を中心に自社運用に合わせてカスタマイズしていたのに対し、新システムは建設業向けのトータルシステムを採用してパッケージ運用に合わせて使っていく思想としました。
この点については、操作の違いやシステムへの慣れの問題はありましたが、狙いどおりのシステムができたと思っています。

　2つ目にシステム化の範囲ですが、旧システムがアドオンや連携システムが混在していたのに対し、新システムでは1システムですべての業務がカバーできました。

　3つ目は法改正への対応ですが、旧システムではその都度カスタマイズしていたのに対し、新システムでは標準の保守対応でサポートされました。

　4つ目は当社に対するサポートに関して、旧システムでは基幹・アドオン・連携それぞれのベンダーがサポートしていましたが、新システムでは内田洋行ITソリューションズ1社でサポートをしてもらうワンストップ対応となりました。

　5つ目はBCP対策に対して、クラウド化したことで自社にサーバーを持たずに有事に備えることができました。結果的にトータルコストを抑える効果につながったと思っています。

今後の展望

　当社では次の世代を担う若手へと業務を引き継いでいくことを推進しています。
これから新システムをメインに使っていくメンバーに、ベテランメンバーの知恵と経験を、如何に引き継いでいくかを第一の活動テーマとして挙げています。
また、当社は今後、公共工事に対してJVという形で関わる工事が見込まれていますので、従来はExcelなどの手作業で行っていたJV関連の事務処理のシステム化を検討しています。
さらに新システムは情報が一元化されて蓄積されていますので、これからは蓄積された情報を経営情報として活かしていこうと考えています。