建設業で普及が進む電子契約

わが国では長らく、書面に押印することで契約を取り交わす商慣行、いわゆるハンコ文化が根強く定着していました。ただ、新型コロナウイルス禍以降、対面・書面でのやりとりの非合理が重く捉えられるようになり、近年では各種法改正による緩和、それに後押しされる形での電子契約の普及が進んでいます。

１）電子契約とは？

従来、書面によって為されていた契約締結までのプロセスについて、インターネットを介してPDFなどの電子データ上で完結させるのが電子契約です。

シンプルなシステムであるため低コストながら、業務効率化と生産性向上の効果が高いことを特長としています。

なお、公益社団法人 日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）の「電子契約活用ガイドライン」では、以下のように定義されています。

電子的に作成した契約書を、インターネットなどの通信回線を用いて契約の相手方へ開示し、契約内容への合意の意思表示として、電子署名法２条１項の電子署名を付与することにより契約の締結を行うもの

電子署名法２条１項では、電子署名の要件として文書の本人性と非改竄性について規定されています。

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建設業こそ電子契約を導入すべき３つの理由
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電子契約の適法性、導入メリットから選定のポイントまで

２）工事請負契約書は書面での交付が原則

３）建設業の工事請負契約においてクラウド型電子契約サービスが適法に

ただ、以前の記事でお伝えしたように、2018年以降、グレーゾーン解消制度において経済産業省（以下、経産省）と国土交通省（以下、国交省）がクラウド電子契約サービスについて適法と認める声明を発表しています。それを受け、建設業において電子契約を導入する事業者は急速な増加傾向にあります。

クラウド電子契約サービスの真正性（裁判での証拠能力）を国が認めたということでもあり、各ベンダーのサービス提供にも弾みがついた恰好です。

建設業で電子契約を導入するメリット

関係省庁の声明により、建設業における電子契約サービス利用に関する法的解釈が明確化されました。

多くの業種で規制緩和と導入が進む電子契約ですが、契約を交わす頻度が高い建設業では、特にポジティブな効果を期待できます。以下、メリットについて整理してみました。

１）業務効率改善

紙書面での契約業務の問題点として、承認者が不在である際に押印できないことが挙げられます。テレワーク／リモートワークが普及した現在、こうしたケースは今後も増加するでしょう。郵送やFAXでのやりとりも、締結までのリードタイムが延伸する要因です。現代のビジネス環境にそぐわないことは明らかといえます。

クラウド型電子契約サービスであれば、在宅勤務の際や出張先でもスマートフォンひとつで承認作業を完了できます。時間や場所に縛られない、働き方改革を実現できるでしょう。締結までのリードタイムを、大幅に短縮することも可能です。

また、建設業では工期中の想定外の資材高騰などで価格転嫁を求める必要が生じるケースもしばしば起こり得ます。契約業務をペーパーレス化・クラウド管理することで、必要な文書を検索してすみやかに内容のチェックをできる体制が整います。その他、契約後の出来高計算、請求などの作業にも、電子データの有効利用が可能です。

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２）コンプライアンス強化

電子契約を適切に運用すれば、紙書面よりも改竄・捏造のリスクを抑えられます。

デジタル庁は、電子契約サービスの真正性について、つぎのように見解を示しています。

技術的・機能的に見て、サービス提供事業者の意思が介在する余地がなく、利用者の意思のみに基づいて機械的に暗号化されたものであることが担保されていると認められる場合であれば、「当該措置を行った者」はサービス提供事業者ではなく、その利用者であると評価し得るものと考えられる。

例えば、電子契約サービス“UC＋（ユクタス）ケイヤク”では、公開鍵暗号方式による電子署名のほか、さらなる改変防止措置としてタイムスタンプ機能を搭載しています。万が一、ファイルが改変された場合でも、改変履歴を照会することが可能です。

一般的なイメージに反して、紙書面の契約書よりも電子契約書のほうがなりすましや改竄が難しく、セキュリティ面で強力です。契約の適正化の促進、透明性の向上の面でも有用であることがわかります。

電子契約には相手方との承諾書・同意書が必要

前項までで、クラウド型電子契約サービスが建設業法の要件をクリアしていることをご説明しました。また、セキュリティ面の安全性やコスト削減効果についてもご理解いただけたかと思います。

2024年現在、電子契約は建設業界で特に注目されるデジタル施策のひとつであり、導入しない理由はないといえるでしょう。

ただ、メリットの多い電子契約ですが、無条件で導入できるわけではありません。

１）建設業法の関連条文をチェック

建設業法第19条第3項
建設工事の請負契約の当事者は、前二項の規定による措置に代えて、政令で定めるところにより、当該契約の相手方の承諾を得て、電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて、当該各項の規定による措置に準ずるものとして国土交通省令で定めるものを講ずることができる。

上記条文を整理すると、相手方が望まない場合、電子契約を結ぶことはできません。必ず、事前に相手方の承諾・同意を得る必要があります。

２）契約締結の相手方への説明が必要

長年にわたり書面での契約が重んじられてきた建設業では、相手方で電子契約に対する理解が不足している、手順に慣れていないといったケースは容易に想像できます。トラブルのもととならないよう、まずは相手方の不安を解消する必要があるでしょう。

本記事を参考にして、相手方に建設業法上問題ないことを説明していただくのもよいかもしれません。また、セキュリティの面でも書面でのやりとりよりむしろ安全であること、なにより、業務効率化と大きなコスト削減を図れることなどを丁寧に説明することが重要です。互いにメリットが大きいことを理解してもらえれば、電子契約を拒む理由は相手方にもない筈です。

電子契約サービス“UC＋ケイヤク”の例では、契約を交わす相手方はブラウザ上で電子契約書を確認・承認できます。PDFを閲覧できる環境であれば、PCやスマートフォンなど、デバイスの種類も問いません。

特別なソフトウェアやツール、電子契約サービスのアカウントを作成する費用なども、相手方には一切かかりません。

また、使い方もシンプルで、直感的に理解しやすいUIであるため、ITリテラシーを問わず、だれでも運用可能です。

電子契約サービス “UC＋ケイヤク”

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３）工事請負契約を電子契約で行なうには、承諾書／同意書が必要

電子契約を交わす際には、契約の相手方との間に電子契約利用承諾書／同意書／協定書／覚書（以下、電子契約締結承諾書）を交わす必要があります。

建設業法施行令第５条第５項
建設工事の請負契約の当事者は、法第十九条第三項の規定により同項に規定する国土交通省令で定める措置を講じようとするときは、国土交通省令で定めるところにより、あらかじめ、当該契約の相手方に対し、その講じる電磁的措置の種類及び内容を示し、書面又は電子情報処理組織を使用する方法その他の情報通信の技術を利用する方法であつて国土交通省令で定めるものによる承諾を得なければならない。

上記条文を整理すると、電子契約締結承諾書の取り交わしについては、紙の書面と電子データ、いずれでも問題ありません。電子契約締結承諾書の書式は法律で定まっているわけではなく、各自治体がそれぞれ書式例を示しています。押印や電子署名を求めないものも少なくないようです。

ただ、財団法人建設業振興基金の「建設工事の電子契約についての解説」では、電子的に交わした電子契約締結承諾書について電子署名や電子的な証明書の添付といった法的要件はないものの、契約書と同様に対処して受け渡す措置が推奨されています。

電子契約締結承諾書に記載すべき内容・文言は？

電子契約導入時には、各事業者で運用ルール・マニュアルや電子契約締結承諾書のひな型を作成する必要が出るでしょう。電子契約締結承諾書については、定められた書式はありません。文言の細かな規定があるわけでもありません。ただ、契約トラブルを未然に防ぐために明示しておくべき事項がいくつかあります。本項では、それらをひとつひとつ整理してみましょう。

１）電子交付の種類および方式

先に挙げた建設業法施行令第５条第５項では、「その講じる電磁的措置の種類及び内容を示し」と求められています。電子契約締結承諾書には❶電磁的措置の種類、❷電磁的措置の内容について記載するのは必須事項となります。

ここで想定される電磁的措置の種類とは、具体的には以下の２種類です。

当然ながら、クラウド型電子契約サービスは前者に該当します。契約業務の電子化において後者を選ぶメリットはほぼないため、あえて考えなくてよいでしょう。記録媒体の受け渡しの場合、郵送コストやリードタイムの延伸などが発生するため、契約業務電子化のメリットがなくなります。紛失・流出・ランサムウェア感染などのリスクしかありません。

クラウド型電子契約サービスを使用する場合、多くの電子契約締結承諾書でつぎのように付記しているようです。

２）電子交付の対象となる書面・案件名

電子契約締結承諾書を交わして以降、特定の建設工事のみ電子契約とするのか、すべての建設工事で継続的に電子契約を行なうのかは、相手方と合意しなければなりません。合意した書類・案件について、電子契約締結承諾書のなかで明示するようにしましょう。

※画像は松本市で作成された「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」より抜粋。電子契約を交わす建設工事の明示を求めている。

３）電子メール送信先・担当者

電子契約を導入した自治体で作成された電子契約締結承諾書の例では、多くの場合、メールアドレス確認書を兼ねており、確認者・契約事務担当者の電子メール送信先と役職・氏名を記載する欄を設けているものが見受けられます。

法で定められた必須事項ではないものの、運用をスムーズにするためには加えたほうが望ましいでしょう。

※画像は青森県で作成された「電子契約同意書兼メールアドレス確認書」より抜粋

４） 根拠法令

５） 想定されるミスや技術的トラブルにどう対応するか

電子契約の場合、送信ミスで二重に電子データを送ってしまうといったケースも考えられます。また、運用の初期段階では、紙の書面と電子データを並行してやりとりすることもあるでしょう。どちらを正とするかでのちのちトラブルのもとになるかもしれません。

いずれも法的必須項目ではありませんが、財団法人建設業振興基金の「建設工事の電子契約についての解説」のなかでは、そうした場合の取扱いについても明記することが推奨されています。

６）日付

契約書の書面内には日付欄を設けることが一般的です。契約書を作成した日・契約締結日・あるいは契約の効力発生日を明確にするためです。

電子契約の場合、電子署名と一緒にタイムスタンプが記録されるため、書面内にわざわざ日付欄を設けなくても事足りるという考え方もあります。一方で、電磁的記録を作成した日と契約当事者同士が実際合意に至った日を明確に区別する意味で日付欄を設けるべきだという主張にも正当性があります。

現状の電子契約実務では、書面上に日付欄を設けることが一般的であり、電子契約締結承諾書についても、それに倣ったものが多数派です。なお、日付の西暦と和暦については、いずれの表記を用いても間違いではありません。公文書では和暦で表記されるケースが多く、グローバルな展開を図る企業では西暦が多用されるケースが多いようです。ケースバイケースといえるでしょう。

※画像は鎌倉市で作成された「電子契約利用申請書」。日付欄が設けられているのがわかる。

電子契約導入ガイド・承諾書ひな型のダウンロードはこちらから

ここまで、電子契約のメリットから事前の電子契約締結承諾書の書き方について解説しました。電子契約はシステムがシンプルであるぶんコストや運用面で導入ハードルが低く、一方でコスト削減と業務効率改善の効果が確実であることから、現在、多くの建設業で導入が進んでいます。

建設ITNAVIでは、記事内でも触れたクラウド型電子契約サービス“UC＋ケイヤク”をおすすめしています。建設業向けERP“PROCES.S”とも標準で連携し、管理業務のさらなる効率化を実現します。立会人型の電子署名を採用することで利便性と安全性を両立しているほか、自動タイムスタンプ機能も搭載。建設業法や電帳法など、各種法令の要件をクリアします。シンプルで使いやすいUIであるため、現場担当者や契約の相手方にも負荷がかかりません。

UC＋ケイヤクの製品カタログと建設業事業者さま向けのお役立ち資料「電子契約導入ガイド」をPDFデータでご用意しました。いずれも無料でダウンロードいただけますので、ぜひ貴社の生産性向上にお役立てください！

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よくある質問

Q契約書の電子データ化は必ず行なわなければいけないのですか？

A電子契約の利用は義務ではありません。従来どおり、書面による方法を継続しても問題はありません。建設業における今般の法改正や関係省庁の公式声明は、電子契約という、より効率的な選択肢が提示されたものに過ぎません。

Q契約書を電子データ化すれば、書面の契約書は不要になるのですか？

A建設業法第19条とそれに関連する政令、省令およびガイドラインの要件を満たしていれば、書面の契約書は電子データによる契約に代えることができます。したがって、書面の契約書は不要です。

Q電子契約での契約締結日はいつになりますか？

A当事者全員のタイムスタンプが刻印された日が契約締結日です。

Q電子契約には、決まった電子データ形式があるのでしょうか。また、ワープロや表計算ソフトウェアを用いて契約データを作成しても良いのでしょうか？

A建設工事の請負契約の電子契約には特別に定められた形式はありません。ワープロや表計算ソフトウェアで作成した電子データでも問題はありません。ただしガイドラインにあるように、電子署名と電子的な証明書を添付することが不可欠です。

Q建設業法第19条とそれに関連する政令、省令およびガイドラインを守らなかった場合の罰則はあるのでしょうか？

A建設業者が建設業法第19条に違反すると、建設業法第5章（監督）第28条（指示及び営業の停止）つまり建設業法上の監督処分の対象になります。

Q電子サインとはなんですか？

A電子サインはデジタル上におけるハンコ（電子印鑑）、署名などを広く意味するデジタルツールで、より高い法的効力・真正性を持つ電子署名とは区別されます。

Q電子署名とはなんですか？

A電子署名法第２条における本人性と非改竄性の要件をクリアし、印鑑と同じ法的効力を有するデジタルツールです。具体的には、電子証明書や暗号化技術によって本人性と非改竄性を担保します。高リスク・高額の契約を取り交わす際には電子署名を用いるべきといえます。建設業向け電子契約サービス“UC＋ケイヤク”は、立会人型電子署名方式を採用しており、強固なセキュリティ性と法的効力に加え使い勝手の簡便さを両立しています。

Q電子サインでの電子契約は無効になるのでしょうか？

A一般的な契約であれば電子サインでも民法上、問題はありません。ただ、建設業の工事請負契約については建設業法の規定が関わってきます。書面に署名または記名押印して相互に交付することが原則で、電子署名による電子契約でそれに代えることができます。建設業では、電子署名を用いた電子契約サービスの導入が必要です。

Q電子契約は工事請負契約書にしか使えないのでしょうか？

A現在、さまざまな分野で契約業務の電子化が進んでいます。例えば、取引額が高額になることから、不動産取引の分野でもこれまでは書面での契約が厳格に求められてきました。ただ、2022年の宅建業法改正により、いわゆる35条書面・37条書面について電子化が容認されています。書面に出力できること、電子署名などによる非改竄性などの技術的基準は、工事請負契約書と同様です。

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