長年愛用したオフコンからクラウド型PROCES.Sへ 業務のスピード化・効率化が進み、年次決算入力業務は1/4に

株式会社飛鳥

事業内容

法面・土木・造園・地盤改良・補修/補強等の工事

設立

1968年

資本金

1億円

社員数

74名

所在地

東京都中野区大和町1-15-3

Webサイト

https://www.asuka-la.co.jp/

導入システム

建設業ERPシステムPROCES.S

1968年創業の株式会社飛鳥は、「山を守る 街を守る 人を守る」を合言葉に、法面・土木・造園工事を通じ、災害に強い国土づくりや美しい環境の整備に長年携わってきた。
とりわけ、植生工や構造物工といった法面事業を得意とし、ICT技術も積極的に活用。地下関連事業やコンクリート補修補強事業など、新しい領域にも事業を広げている。

△　岩手県立大船渡高等学校法面改修工事

強みは、全国をカバーする事業ネットワーク。
日本各地における自然災害発生時の復興工事や防災工事、老朽化したインフラの補修などに対応する一方で、地元・中野区を中心とした同業他社との連携を進め、地域の道路や公園などの整備・管理にも貢献している。こうした多角的なアプローチで多様な社会課題の解決に挑み、「災害列島の処方箋」NO.1企業を目指している。

△　上野動物園枝葉処理工事
△　長野県豪雨災害林道施設災害復旧法面工事

株式会社飛鳥は、自社業務に合わせてカスタマイズしたオフコンを長年活用。
他システムとの連携やデータ加工の困難さや作業工数の多さなどに課題を感じていたほか、技術者の減少も懸念材料でした。
これらを解決するために新システムへの移行を検討し、最終的に内田洋行ITソリューションズ（以下、ITS）の建設・工事業ERPシステム「PROCES.S」を導入。
導入後は2週間かかっていた年次決算入力業務が3日程度で完了するなど、業務全体のスピード化・効率化に成功しました。

システム導入の課題と効果

導入の背景

オフコンでのデータ加工の手間や手作業の多さに課題
技術者減少も懸念だった

「PROCES.S」を導入しようと思った背景を教えてください。

当社は1984年、当時発売されたばかりの最新鋭のオフコンを導入。
業務や会計フローに合わせて一からカスタマイズしました。その後もネットワークの整備を進めながら、時代に合わせてシステムを改良。長年お付き合いのあった外部SEの方が、実際の業務に合わせて柔軟に手を加えてくださっていましたし、オフコンそのものの堅牢性もあり、たいへん重宝していました。

一方で、ブラウザで動作する帳票管理ソフトなど他システムとの連携が困難で、会計データの出力・加工にも手間がかかり、その都度外部SEに依頼することもしばしば。手作業も多く発生していました。
また、オフコンで使われていた言語は昔ながらのCOBOLだったため、対応できる技術者の確保にも課題を感じていました。お世話になっていた外部SEも70代と高齢で、メーカー側もオフコンの開発を終了することとなり、2018年ごろから新システム導入の検討をはじめたのです。

ただ、以前のオフコンのように、一からカスタマイズしてシステムを構築するのは膨大な時間とコストがかかってしまいます。経営層からの意見もあり、さまざまな企業のノウハウが詰まっている実用的なパッケージソフトを検討する流れになりました。

△ インタビューのご様子

導入のポイント

セキュアなクラウド対応ERPを厳選し、
一貫サポートのPROCES.Sに決定

「PROCES.S」を選んだ決め手は何でしたか？

新しいシステムに期待していたのは、カスタマイズが最小限で済むこと。そして、構造がシンプルで操作性に優れた、幅広い業務をカバーするERPシステムであることでした。
また、サーバの管理の手間やコストを考え、クラウド型のシステムを選びたいという思いがありました。閉じた環境で利用するオフコンよりもウイルス感染などのリスクが相対的に高まるため、万全なセキュリティ対策も条件になっていました。

これらの条件をもとに合計4社の製品を検討し、最終的に選んだのがPROCES.S。
導入費用が比較的リーズナブルであったことに加え、建設業に特化したトータルパッケージであったこと、導入後もITSがワンストップでサポートしてくれる点が魅力でした。担当者のプレゼン内容が抜群に良かったことも決め手になりましたね。

「PROCES.S」の導入を決めてから運用を開始するまでの流れを教えてください。

契約直後の2021年5月ごろから、従来のオフコンに紐づいていた業務を一つひとつ棚卸し、PROCES.Sにどのように移行していくかをITSと検討し始めました。

当社の場合、「財務・債務管理」「原価・発注管理」「請求・入金管理」「手形・期日払管理」「JV管理」、それに「ワークフロー」のモジュールを利用。当時、支店の統廃合など経営システムそのものを見直す時期であったため、それらを加味して入念な準備を進め、2022年春にPROCES.Sの稼働をスタートさせました。

ITSに相談して実現したことを教えてください。

PROCES.Sの各モジュールを補完する、工事情報を照会するプログラムのみカスタマイズしてもらいました。
また、以前のオフコンとPROCES.Sとでは設計思想が大きく異なっていたこともあり、リリース後も買掛金処理などの仕組みをPROCES.Sに合わせるため、ITSの担当者とともに整えていきました。
苦労も多かったですが、現場のメンバーが使いやすいシステムにすることが大切。担当SEと二人三脚でしっかりつくりこめたと思っています。

導入の効果と今後の展開

業務全体のスピード化・効率化が進み、
年次決算入力業務は1/4以下まで短縮

実際に「PROCES.S」の運用を始められて感じたことや、得られた成果について教えてください。

オフコンの場合は「サーバを立ち上げて、前日のバッチ処理をやって…」と、その日の作業を始めるのに時間がかかりましたし、帳票出力もドットプリンタでしたから、例えば月次決算書類の印刷は3時間を要していました。
PROCES.Sは入力されたデータが即時反映されますし、印刷も複合機なので10分もかかりません。
紙ベースだった伝票作成もPROCES.Sでスピーディーになり、仕訳パターンの「お気に入り」登録などを活用することで、事務処理の手間が格段に軽くなりました。
また、出張など外出先では、以前はリモートデスクトップを利用していましたが、クラウド型PROCES.SはノートPCからVPN接続でアクセスできるので、本当に助かっています。

データを加工して帳票を自由に作成できる点も、PROCES.Sの使い勝手の良さ。
列設定機能を駆使して好きな帳票をすぐに作成できますし、Excelへの出力も可能です。
ドリルダウン機能を使えば、画面上で伝票データを追跡できるので、帳票チェック作業の負担も大きく軽減。データ分析作業の効率がアップしました。

導入の成果が如実に表れたのが年次決算入力業務です。以前は電卓を使った転記などの手作業を伴っていたため、ミスが起きやすい状況でした。
PROCES.Sなら、瞬時に事業報告書に近いレベルのものを作成可能。
記載事項の確認・調整の時間に余裕が生まれ、間違いがなくなりましたし、２週間かかっていたものが３日程度まで短縮できました。

そのほかにも、PROCES.S導入による良い影響はありましたか？

以前のオフコンは、誰でも扱えるような経理知識もあまり必要としない堅牢なシステムだったため、PROCES.S導入開始時は社内から不安の声が上がりました。
そこで、PROCES.Sを使いこなすための最低限のPCスキルや仕訳などの経理知識を学んでもらう勉強会を開催。結果的に各担当者の業務レベルが上がっています。
また、前職でパッケージシステムに触れてきた中途採用メンバーにとっては習得がしやすいようで、入社わずか2か月でPROCES.Sを使いこなせるようになった社員も。
オフコンからERPシステムへの移行による、思わぬ効果を実感しました。

それと、他社様とJVを組む際、同様にPROCES.Sを利用している企業の場合は連携がスムーズなのも嬉しいですね。

ITSの担当者には、どのような印象をお持ちですか？

旧システムの担当SEとは率直に意見し合える仲だったので、ITSにも積極的にコミュニケーションを取ってくれるSEを担当に据えてほしいと希望したんです。
みなさん気さくで話しやすいですし、いつでも電話をかけられるような方々。メールなどでも、こちらから質問するとすぐにレスポンスをくれるのは助かりますね。
もし当社の希望に沿えない場合でも、ITSは代替案を用意してくれます。
各担当者には、とても誠意を持って一生懸命取り組んでもらっている印象です。

今後、「PROCES.S」をどのように活用していきたいですか？

新しいシステムを導入しても、「入れたら終わり」では最終的に属人化してしまいますから、多くの社員を巻き込みながら活用の幅を広げていきたいと思っています。
今はほぼ事務担当者のみがPROCES.Sを利用していますが、現場社員が使いこなして原価管理もできるような仕組みが理想。ITSと一緒に、より使い勝手の良いシステムを構築していきたいですね。

また将来的には、リモートワークとの相性が良いPROCES.Sを活用して、多様な働き方を整備することも考えています。
たとえば、産休・育休が明けたばかりの技術者を、データ整理や書類作成を担う「建設ディレクター」として配置し、自宅で勤務してもらう体制もつくれるでしょう。
PROCES.Sの活用で、社員一人ひとりのライフスタイルにも企業として寄り添っていければと思います。

△　事業管理部のみなさま